Saiba o que é a conciliação bancária e como afeta o seu negócio

Manter a contabilidade de uma pequena e média empresa ou qualquer tipo de negócio tem se tornado cada vez mais complicado devido ao surgimento de novos meios de pagamento e à sempre crescente disseminação do comércio on-line.

laptop credit card

Manter a contabilidade de uma pequena e média empresa ou qualquer tipo de negócio tem se tornado cada vez mais complicado devido ao surgimento de novos meios de pagamento e à sempre crescente disseminação do comércio on-line. Para evitar excessos que possam levar a perdas financeiras ou negligência de fornecedores ou clientes, a conciliação bancária é a melhor ferramenta.




Definição de conciliação bancária

Este é um processo de comparação dos livros de contabilidade de uma empresa com os movimentos registrados pelo banco nas contas bancárias dessa empresa. Desta forma, os movimentos podem ser corroborados e os erros contábeis podem ser detectados e corrigidos, ou seja, os dois registros são reconciliados.

A importância deste processo justifica que ele seja realizado por empresas especializadas que possam fornecer sistemas tecnológicos sólidos e confiáveis. Na Prosegur desenvolvemos uma plataforma on-line de fácil utilização que fornece soluções para a gestão de recibos, vendas, devoluções, cancelamentos, adiantamentos e outros movimentos que fazem parte do dia a dia das pequenas e médias empresas.

 

Vantagens da conciliação bancária

Há inúmeras vantagens que recomendam às empresas que realizem a conciliação bancária:

  • Manter a contabilidade em dia.
  • A clareza das contas torna possível classificar as áreas de negócios de acordo com sua rentabilidade.
  • Melhor conhecimento do estado dos recursos da empresa, facilitando seu controle otimizado.
  • Com base no acima exposto, permite uma melhor tomada de decisões com base no conhecimento do estado real da empresa.
  • Torna mais fácil enfrentar uma inspeção fiscal.
  • Ajuda a evitar fraudes nos pagamentos ou duplicação de lançamentos contábeis.

 

Razões pelas quais a conciliação bancária é aconselhável

Inicialmente, as empresas tinham apenas uma propriedade física onde os pagamentos aos fornecedores eram feitos e os pagamentos dos clientes eram recebidos. O registro de cada transação em um livro-razão era feito fisicamente e era muito fácil de manter a contabilidade.

O desenvolvimento do comércio significou o surgimento de pagamentos de crédito, pagamentos parciais ou vendas por correspondência utilizando catálogos e ordens de pagamento, assim como adiantamentos de pagamentos a fornecedores, devoluções, adiantamentos de salários a funcionários etc.

Finalmente, o desenvolvimento primeiro das redes bancárias eletrônicas e depois da Internet tornou os pagamentos com cartão e as vendas on-line mais difundidos. Hoje, mesmo uma pequena empresa tem que saber como administrar inúmeros gateways de pagamento e diferentes métodos de pagamento. Por exemplo, com as diferentes marcas de cartões de crédito e débito (Visa, MasterCard, American Express etc.) ou com novos métodos de pagamento para o comércio on-line (PayPal, PIX, Transferwise, Bizum, Revolut etc.).

Tudo isso torna mais complexo manter os livros contábeis atualizados, aumentando os riscos de cometer erros que poderiam prejudicar a viabilidade da empresa. Portanto, a conciliação bancária facilita o controle contábil e, com ele, a segurança e a saúde do negócio.

 

Realização da conciliação bancária

Para realizá-la, a empresa ou negócio deve manter um registro de seus movimentos em um livro auxiliar enquanto os sistemas eletrônicos da instituição financeira contratada registrarão as operações realizadas nas contas bancárias da empresa.

No fim do mês, o banco emitirá uma declaração com os movimentos para compará-los com os livros da empresa, tentando conciliar as operações registradas e corrigir erros, duplicações, omissões, movimentos não realizados ou cobrados no período errado etc.

Embora mensal seja a frequência habitual, ela pode ser feita com menos frequência se a empresa desejar.

Documentos necessários para realizar a conciliação bancária

Precisaremos ter:

  • A conta bancária. Às vezes pode haver mais de uma conta envolvida, especialmente em empresas maiores.
  • Datas de início e término. O período no qual a conciliação deve ser realizada deve ser definido. Deve haver um critério claro para evitar transações que possam cair entre dois prazos e ser duplicadas ou não cair dentro de prazo nenhum.
  • Saldo da conta nas datas de início e de encerramento.
  • Pagamentos a fornecedores, pagamentos de impostos e aqueles destinados a possibilitar a realização da atividade comercial que tenham entrado dentro do período examinado, tais como salários, eletricidade, água, aluguel de móveis e imóveis, serviços tecnológicos (software, licenças etc.).
  • Pagamentos de clientes.
  • Reembolsos feitos pelos clientes. Às vezes um pagamento e seu retorno não se enquadram no mesmo período, portanto, é preciso ter cuidado com este conceito.
  • Créditos e ferramentas de financiamento recebidos, assim como cheques emitidos

Com todos esses dados, é elaborado um documento de conciliação bancária para esclarecer as contas da empresa no período escolhido.

Na Prosegur temos experiência em vários setores como supermercados, postos de gasolina e farmácias, oferecendo a nossos clientes uma plataforma sólida que pode ser facilmente adaptada aos vários tipos de negócios e empresas.